Kiedy już nadejdzie dzień Twojego wydarzenia, kluczowe jest sprawne obsłużenie uczestników na
miejscu, tak aby nie tworzyły się niepotrzebne kolejki.
Dzięki wykorzystaniu biletów / wejściówek PDF z kodami kreskowymi / kodami QR uzyskasz możliwie
najszybszą identyfikację uczestnika w systemie. Nie będziesz musiał szukać na drukowanych
listach czy też w Excelu, dane uczestnika w ciągu jednej sekundy pojawią się na ekranie laptopa.
Podgląd wszystkich kluczowych danych pozwoli zweryfikować status uczestnika czy płatności,
wydruk faktury czy inne informacje niezbędne do szybkiej i bezproblemowej obsługi gościa.
Każde zdarzenie rejestrowanie jest w czasie rzeczywistym przez co na bieżąco dostępne są
wszelkie statystyki i raporty wejść poszczególnych uczestników.
Możliwość konfigurowania wielu stref z różnymi trybami obsługi uczestników zapewnia
nieograniczone możliwości weryfikowania uczestników w trakcie trwania wydarzenia.
Po zakończeniu wydarzenia masz możliwość eksportowania do Excela wszystkich raportów i zestawień
zarejestrowanych na recepcji.
Uczestnik okazuje bilet z kodem na telefonie bądź wydruku co już dzisiaj jest standardem w kinach, teatrach, koncertach czy wydarzeniach sportowych.
To najszybsza i jednoznaczna technologia identyfikacji uczestnika, która trwa nawet mniej niż jedną sekundę. Wszystkie dane uczestników dostępne są on-line w czasie rzeczywistym
Możesz na bieżąco śledzić ilu uczestników weszło już na wydarzenie i sprawdzić czy prelegent, który za 15 minut zaczyna przemówienie już dotarł na miejsce
Rejestracja wejść / wyjść oraz kontrola dostępu do zdefiniowanych stref zapewnia kompleksową obsługę i weryfikację uczestników.
Prawie każda duża konferencja czy kongres rozpoczyna się od długich kolejek do punktu
recepcyjnego w którym wydawane są imienne identyfikatory. Wynika to najczęściej z długiego czasu
identyfikatora uczestnika i szukania gotowego identyfikatora wśród setek innych.
Najczęściej także punkty recepcyjne dzielone są literami A-Z lub kategoriami uczestników
(Prelegenci, Sponsorzy, Uczestnicy) co powoduje mało optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich
obsługujących recepcję.
Dzięki wprowadzeniu funkcji drukowania identyfikatorów na miejscu, oba powyższe problemy można
łatwo rozwiązać. Identyfikacja po kodzie kreskowym oraz wydruk identyfikatora w czasie
rzeczywistym skraca jednostkowy czas obsługi uczestnika do minimum.
Jednocześnie każdy uczestnik niezależnie od pierwszej litery nazwiska oraz kategorii uczestnika
może podejść do dowolnego (wolnego) stanowiska i zostanie w taki sam sposób obsłużony.
Coffee.OnSite obsługuje różne technologie druku, tak aby każdy organizator mógł dopasować
najlepszą dla danego wydarzenia.
Z Coffee.OnSite wydrukujesz identyfikatory w kilka sekund w zależności od technologii druku. To kilkukrotnie szybsza metoda niż szukanie tego jednego w środek setek podobnych
Stosujemy drukarki etykiet termo transferowe, drukarki tradycyjne (atramentowe / laserowe) oraz drukarki kart plastikowych.
Przy pomocy konfiguratora wydruków możesz zdefiniować dowolną treść, która ma być nadrukowana na identyfikator. Możliwe jest użycie wszystkich danych zarejestrowanego uczestnika.
Rejestracja wejść / wyjść oraz kontrola dostępu do zdefiniowanych stref zapewnia kompleksową obsługę i weryfikację uczestników.
Dla większości konferencji kluczowym czynnikiem decydującym o powodzeniu wydarzenia jest
frekwencja. I o ile organizator wie najczęściej ile osób weszło na teren wydarzenia to już
informacja o frekwencji na poszczególnych wykładach / sesjach / panelach nie zawsze jest możliwa
do uzyskania.
Przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych ze skanerem kodów kreskowych / QR możesz teraz to
osiągnąć. Wystarczy na identyfikatorach uczestników nadrukować indywidualny kod a przed
wejściami / wyjściami z poszczególnych sal umiejscowić osoby ze skanerami. Czas sczytania kodu
wynosi mniej niż jedna sekunda, także odpowiednia liczba osób nie spowoduje żadnych kolejek czy
tłoku przed wejściem. A Ty uzyskasz cenne informacje o frekwencji na poszczególnych punktach
agendy.
Podobnie jeśli w ramach konferencji wymagana jest kontrola dostępu dla poszczególnych
uczestników możesz zrezygnować z papierowych list czy laptopa z Excelem i zamiast tego
wykorzystać urządzenia mobilne ze skanerem kodów.
Co najważniejsze wszystkie informacje o wejściach są dostępne w czasie rzeczywistym i możesz je
na bieżąco monitorować.
Coffee.OnSite obsługuje także najnowsze technologie takie jak RFID / NFC, które wprawdzie są
dużo droższe w zastosowaniu niż kody kreskowe, ale czasem prestiż wydarzenia jest tego warty.
Możesz zarejestrować każde wejście oraz wyjście do poszczególnej sali konferencyjnej i dzięki temu uzyskasz informację o frekwencji oraz popularności poszczególnych punktów programu czy nawet wystąpień prelegentów.
Możesz w łatwy sposób kontrolować dostęp uczestników do stref z ograniczeniem dostępu takich jak strefa VIP czy strefa lunchu. Dodatkowo możesz kontrolować wejścia na równoległe panele na które wcześniej uczestnicy musieli się zapisać.
Możesz na bieżąco śledzić statystyki wejść / wyjść do poszczególnych stref i odpowiednio reagować na zaistniałe sytuacje. A po zakończeniu wydarzenia wyeksportować wszystkie raporty do Excela tak aby kolejne wydarzenie było jeszcze lepsze.
Nasze urządzenia współpracują także z najnowocześniejszymi technologiami zbliżeniowymi jak RFID / NFC, które możesz zastosować w formie opasek na rękę czy specjalnej etykiety na identyfikatorze.
Podobnie jak w przypadku zakwaterowania uczestników, również usadzenie gości przy stolikach
bankietowych jest nie lada wyzwaniem dla organizatora.
Coffee.OnSite udostępnia narzędzie dzięki któremu ten proces staje się prosty i wygodny.
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie Sali oraz dostępnych miejsc do usadzania. Może to być
klasyczna sala bankietowa z okrągłymi stołami a także sale teatralne składające się z rzędów
fotelików czy krzeseł.
Po zdefiniowaniu Sali możesz albo samodzielnie usadzić gości na poszczególnych miejscach, albo
pozostawić ten wybór samym uczestnikom. Funkcjonalność gwarantuje Ci, że jedno miejsce nie
zostanie przypisane do dwóch gości, ani że jeden uczestnik zostanie usadzony w dwóch miejscach.
Bezpośrednio przed wydarzeniem bądź w jego trakcie możesz powiadomić uczestników przy pomocy SMS
czy wiadomości e-mail
o przypisanym im miejscu.
Wykorzystanie tej funkcjonalności znacznie ułatwi i przyśpieszy tę niełatwą i żmudną czynność i
zastąpi tradycyjne metody jak kartka papieru czy Excel.
Dzięki konfiguratorowi sali, możesz zdefiniować dowolną salę oraz układ stołów lub rzędów krzesełek, tak aby wiernie odwzorować rzeczywistą powierzchnię. Może to być zarówno sala bankietowa jak i sala teatralna.
Możesz samodzielnie usadzać gości na zdefiniowanych miejscach wedle uznania. Zestaw filtrów i możliwość wyszukiwania już usadzonych gości są bardzo pomocne w tym zadaniu.
Możesz także pozostawić wybór miejsca gościom. Zarówno na etapie rejestracji jak i bezpośrednio przed wydarzeniem możesz umożliwić każdemu uczestnikowi wybranie własnego miejsca oraz podgląd na miejsca już zajęte.
Po zakończeniu procesu usadzania gości możesz taką informację przekazać uczestnikom przy pomocy wiadomości SMS lub przed wejściem do sali umieść duży telewizor z podłączonym skanerem kodów kreskowych tak aby każdy uczestnik mógł odnaleźć swoje miejsce.
Razem z oprogramowaniem dostarczamy również niezbędny sprzęt
Laptopy
Skanery kodów kreskowych i QR
Drukarki etykiet termotransferowe
Drukarki tradycyjne
Drukarki kart plastikowych
Materiały eksploatacyjne do drukarek
Urządzenia mobilne
Czytniki NFC / RFID
Zapoznaj się z całym procesem obsługi uczestników Twojej konferencji przy użyciu Coffee Onsite.
Zdecyduj czego potrzebujesz
Wersja platformy dopasowana do indywidualnych wymagań projektu
Platforma Coffee All-In-One to profesjonalne, w pełni zintegrowane
narzędzie do obsługi eventów.
System stworzony przez pasjonatów zapewnia pełne wsparcie na
każdym etapie wydarzenia.
Poznaj wszystkie moduły Coffee:
Lat na rynku
Uczestników
Wydarzeń
Zadowolonych Klientów
FINANSE I UBEZPIECZENIA
IT, TELEKOMUNIKACJA
USŁUGI DLA BIZNESU
FMCG / RETAIL
NAUKA
MEDYCYNA I FARMACJA
AUTOMOTIVE
