Definiowanie dostępnych miejsc noclegowych
Jeśli chcesz pośredniczyć w rezerwacji miejsc noclegowych, które mogą rezerwować uczestnicy twojego wydarzenia, to moduł zakwaterowania systemu Coffee znacznie ułatwi ci pracę. Możesz bowiem zdefiniować dowolną liczbę hoteli wraz z typami pokoi oraz dodatkowo ustalić dostępność pokoi w każdej dobie hotelowej. Dla każdego pokoju możesz następnie zdefiniować opłatę za jedną zarezerwowaną dobę hotelową. Każde miejsce noclegowe możesz bardzo dokładnie przedstawić uczestnikowi podając szczegółowe informacje takiej jak: zdjęcie, opis czy strona WWW.
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Rezerwacja miejsc noclegowych przez uczestników
Mając zdefiniowaną listę dostępnych hoteli i pokoi, możesz włączyć proces rezerwacji miejsc noclegowych do procesu rejestracji on-line. Dzięki temu każdy uczestnik będzie mógł już na tym etapie zarezerwować z puli dostępnych miejsc pokój w wybranym hotelu. Do określonej przez Ciebie daty granicznej, uczestnik może także po zalogowaniu się do systemu zmienić swoją rezerwację o ile jeszcze będą wolne miejsca. Takie podejście gwarantuje Ci przede wszystkim wygodę w trakcie realizacji całego procesu zakwaterowania uczestników, gdyż każdy we własnym zakresie całkowicie on-line dokonuje rezerwacji noclegów.
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Kontrola i analiza dostępności miejsc
Nie mniej ważną zaletą jest dla Ciebie fakt, iż system sam pilnuje dostępności poszczególnych pokoi w hotelach. Nie musisz się zatem martwić, że uczestnicy zarezerwują więcej miejsc niż przewiduje ustalona przez Ciebie pula. Eliminuje to konieczność kłopotliwej zmiany rezerwacji uczestnikom, którzy zgłosili się na nocleg mimo braku wolnych miejsc. Coffee udostępnia tobie także zestaw raportów, dzięki którym na bieżąco możesz śledzić postęp rezerwacji w poszczególnych hotelach i pokojach.
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Generowanie list rezerwacji
Ostatnim etapem procesu zakwaterowania uczestników jest wygenerowanie listy rezerwacji dla każdego hotelu. W systemie Coffee zajmie Ci to maksymalnie 5 minut i masz gwarancję, że na wygenerowanej liście rezerwacji nie ma żadnych błędów.
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców