Coffee RegOnline
Jedyny taki system rejestracji uczestników

Wykorzystując moduł płatności i rozliczeń masz możliwość sprawowania pełnej kontroli nad stanem należności i rozliczeń każdego z zarejestrowanych uczestników. Wykorzystując zestaw filtrów szybko znajdziesz uczestnika po nazwisku, instytucji czy też aktualnym statusie rozliczenia. Wybierając konkretnego uczestnika uzyskujesz kompletny podgląd jego wszystkich należności, wpłat oraz ewentualnych zwrotów.

• Rozliczanie grup uczestników
• Jeśli na twoim wydarzeniu mogą rejestrować się grupy uczestników, to ta funkcjonalność umożliwi Ci przeglądanie stanu rozliczeń całej grupy, co znacznie ułatwia pracę. Możesz także rozliczać i księgować wpłaty w odniesieniu do całej grupy. W przypadku bardzo licznych grup uczestników jest to bardzo wygodne narzędzie, które nie dość, że oszczędzi ci dużo czasu to jeszcze ograniczy możliwość pomyłki niemalże do zera.
• Automatyczna zmiana opłat na wyższe
• Jeśli na organizowanym przez Ciebie wydarzeniu są terminy zarówno wczesnej jak i późnej rejestracji, to z pewnością będziesz musiał zmienić opłaty na wyższe tym uczestnikom, którzy swoich zobowiązań nie uregulowali. Ten moduł Coffee umożliwi ci wykonanie tej operacji za pomocą kilku kliknięć myszką, a dodatkowo wszyscy uczestnicy, których zmiana będzie dotyczyć zostaną o tym powiadomieniu automatyczną wiadomością e-mail.
• Rabaty dla uczestników
• Rabaty - prosty i skuteczny sposób, aby przyciągnąć uczestników i zapełnić sale konferencji. Twórz rabaty dla każdej kategorii uczestnika, kwotowe oraz procentowe. Nagródź wybranych uczestników darmowym wejściem generując 100% rabat indywidualny. Wygenerowane przez Ciebie rabaty mogą obejmować także opłaty dodatkowe oraz imprezy towarzyszące.

WYSTAWIANIE FAKTUR

Jeśli w ramach organizowanego wydarzenia, poświęcasz mnóstwo czasu na wystawianie faktur to nareszcie będziesz mógł o tym zapomnieć. Moduł fakturowania w systemie Coffee umożliwia bowiem automatyczne generowanie faktur pro-forma na zakończenie rejestracji uczestnika bądź grupy uczestników, która następnie wysyłana jest wiadomością e-mail. Dzięki tej funkcjonalności każdy z uczestników otrzyma stosowną do wybranych opłat fakturę, co wpłynie na zmniejszenie twojej pracochłonności związanej z ręcznym wpisywaniem danych klienta oraz wystawianiem całej faktury.

• Automatyczne generowanie faktur końcowych VAT
• Wystawianie faktur pro-forma to tylko połowa sukcesu. Drugą połowę także zrealizujesz w tym module Coffee. W momencie zaksięgowania wpłaty na koncie uczestnika, możesz w sposób automatyczny wygenerować fakturę końcową VAT dla danego uczestnika, która dodatkowo zostanie wysłana na jego skrzynkę e-mail. Doświadczenia naszych klientów potwierdzają, że możliwe jest wystawienie kilkuset faktur w kilkanaście minut, ze względu na to, że Coffee przechowuje komplet niezbędnych informacji do wystawienia faktury. Ile Tobie zajmuje wystawienie kilkuset faktur?
• Faktury zbiorowe dla grup uczestników
• Podobnie jak w przypadku rozliczenia płatności także ten moduł Coffee wspiera obsługę grup uczestników. Po zaksięgowaniu wpłaty za część lub wszystkich członków grupy, możesz od razu wygenerować fakturę zbiorową za opłacone należności grupowe. Dzięki tej opcji nie musisz wystawiać tylu faktur ile liczy grupa uczestników, a jedna zbiorowa faktura z pewnością wpłynie także na zadowolenie twojego klienta
• Schematy nazewnictwa pozycji
• Masz niestandardowe potrzeby w zakresie nazewnictwa poszczególnych pozycji na fakturach ? Nie ma problemu, bowiem moduł fakturowania udostępnia Ci funkcjonalność definiowania schematów nazewnictwa pozycji, dzięki czemu możesz we własnym zakresie zdecydować jak mają wyglądać generowane przez Coffee faktury. Co więcej możesz także zdecydować się na złączenie wszystkich pozycji w jedną o ustalonej przez Ciebie nazwie.

BEZPIECZNE PŁATNOŚCI ONLINE

Umożliwienie uczestnikom uregulowania swoich należności metodą płatności on-line jest już standardem organizowanych wydarzeń na całym świecie. System Coffee także wspiera nowoczesne rozwiązania, więc możesz bez żadnych problemów obsługiwać proces płatności on-line na organizowanych przez Ciebie wydarzeniach. Jedyne co musisz zrobić to wybrać operatora tej usługi jak choćby Dotpay, E-card czy Polcard i podpisać z operatorem stosowną umowę. W wyniku otrzymasz indywidualny numer klienta, który musisz wprowadzić do panelu konfiguracyjnego Coffee i na tym kończą się twoje obowiązki bo resztą zajmie się Coffee.

• Udostępnij tę metodę uczestnikom
• Kiedy już zdecydujesz się na obsługę płatności on-line i podpiszesz stosowną umowę z operatorem tej usługi, możesz od razu udostępnić możliwość płatności on-line uczestnikom. Możesz na przykład tak skonfigurować system, aby po zakończeniu rejestracji uczestnik od razu mógł zapłacić on-line. Także po zalogowaniu się każdy z uczestników na stronie startowej będzie miał specjalny link do realizacji płatności on-line. Sama płatność polega na tym, że uczestnik wybiera ze swoich należności jedną, kilka lub wszystkie opłaty, a następnie jest przenoszony do serwisu operatora usługi w ramach szyfrowanego bezpiecznego połączenia. Takie podejście gwarantuje także Tobie bezpieczeństwo, gdyż żadne poufne dane jak numery kart kredytowych nie są przechowywane w systemie Coffee i nikt poza operatorem nie ma do nich dostępu. Po zrealizowaniu płatności on-line system informatyczny operatora powiadamia automatyczne system Coffee o statusie rozliczenia i w razie pozytywnej autoryzacji Coffee automatycznie księguje wpłatę na indywidualnym koncie uczestnika. Podobnie grupy zarejestrowanych uczestników mogą realizować zbiorowe płatności online. Dzięki zastosowaniu płatności On-line system Coffee automatyczne zaksięgowuje wpłaty oraz także automatycznie rozlicza je.
• Kontroluj wpłaty on-line
• Abyś mógł sprawować pełną kontrolę nad procesem płatności on-line Coffee udostępnia Ci zestaw raportów i statystyk, dzięki którym możesz na bieżąco śledzić i analizować poszczególne transakcje wykonywane przez uczestników. Najczęściej informacje zawarte w Coffee są bardziej szczegółowe niż raport, który uzyskasz od operatora usługi na koniec tygodnia czy miesiąca, więc masz możliwość dokładniejszego sprawdzenia wybranych transakcji.