Przyjmowanie streszczeń prac naukowych
Jeśli organizujesz wydarzenie naukowe to z pewnością będziesz musiał obsłużyć proces przyjmowania i wyboru streszczeń. Coffee udostępnia Ci kompletny moduł, dzięki któremu cały proces obsługi streszczeń można przeprowadzić on-line. Pierwszym krokiem jest konfiguracja całego procesu, w którym możesz zdefiniować wszystkie niezbędne ustawienia dotyczące wysyłania przez uczestników streszczeń. Następnie zarejestrowani uczestnicy mogą już wysyłać swoje streszczenia do określonego przez Ciebie dnia. Zarówno organizator jak i uprawnione przez niego osoby (komitet naukowy czy organizacyjny) mają pełny podgląd bieżącego stanu wysyłanych przez uczestników streszczeń.
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Proces recenzji streszczeń
Po etapie wysyłania streszczeń przez uczestników następuje proces ich oceny przez recenzentów. Pierwszym krokiem jest przydzielenie recenzentów do poszczególnych streszczeń. Moduł wspiera ten proces na podstawie zgodności słów kluczowych danego streszczenia ze słowami kluczowymi wybranymi przez recenzenta w trakcie rejestracji. Przydzielenie recenzentów do streszczenia potwierdzane jest wysłaniem automatycznej wiadomości do recenzentów z informacją o przydzieleniu nowej pracy do oceny. Zarejestrowani recenzenci po zalogowaniu się do systemu mogą oceniać przydzielone im prace na podstawie zdefiniowanego formularza recenzji. Organizator lub komitet naukowy mogą zaś śledzić postęp procesu recenzji na podstawie statystyk i raportów.
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Wybór streszczeń do prezentacji
Po zakończeniu procesu recenzji streszczeń następuje etap ostatecznego wyboru określonej liczby abstraktów do prezentacji na sesjach naukowych w trakcie wydarzenia. Moduł Coffee także wspiera ten proces udostępniając specjalny panel wyboru streszczeń, w którym uprawnione osoby na podstawie podanych kryteriów mogą szybko i sprawnie dokonać ostatecznego wyboru. Na każdym etapie tego procesu można przeglądać statystykę, a także listę zaakceptowanych i odrzuconych streszczeń.
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców
Wysyłka powiadomień do autorów
Po dokonaniu ostatecznego wyboru streszczeń do prezentacji w trakcie wydarzenia pozostaje powiadomienie autorów o podjętej decyzji. Moduł ten znacznie ułatwia ten proces udostępniając specjalny panel wysyłki powiadomień, który na podstawie zdefiniowanych szablonów wiadomości zrealizuje wysyłkę powiadomień do określonej grupy autorów. Oprócz oczywistej oszczędności czasu, zyskujesz także uznanie uczestników, którzy na bieżąco są informowani o statusie wysłanej przez nich pracy.
Zaproszenia mail - Wybór odbiorców